计算机输出光盘双套保存数字档案的技术规范。

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计算机输出缩微品(COM)和计算机输出光盘(COLD)双套保存数字档案的技术规范

Digital records output on microfilm and laser disk based


on COM-COLD dual recording


(征求意见稿)


1  范围


本标准规定了将数字档案输出到黑白缩微胶片和光盘上,进行COM-COLD双套保存的技术要求和应用规范,以保证数字档案的长期安全保存和有效利用。


    本标准适用于文本、图形、图像等形式的数字档案。


本标准不适用于音频、视频、三维图形、动态图像等形式的数字档案。


2  规范性引用文件


下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。


GB/T  6159.1 缩微摄影技术 词汇  第1部分:一般术语(GB/T  6159.1-2003,ISO 6196-1:1993,MOD)


GB/T 6159.2 缩微摄影技术 词汇  第2部分:影像的布局和记录方法(GB/T 6159.2-2011,ISO 6196-2:1993,MOD)


GB/T 6159.3 缩微摄影技术  词汇  第3部分:胶片处理(GB/T  6159.3-2003,ISO 6196-3:1997,MOD)


GB/T 6159.4 缩微摄影技术 词汇 第4部分:材料和包装物(GB/T 6159.4-2003,ISO 6196-4:1998,MOD)


GB/T  6159.5 缩微摄影技术 词汇  第5部分:影像的质量、可读性和检查(GB/T 6159.5-2011,ISO 6196-1:1993,MOD)


GB/T 6159.7 缩微摄影技术 词汇  第7部分:计算机缩微摄影技术(GB/T 6159.7-2011,ISO 6196-1:1993,MOD)


GB/T 6159.8 缩微摄影技术 词汇  第8部分:应用(GB/T 6159.8-2003,ISO 6196-8:1998,MOD)


GB/T 7516 缩微摄影技术  图形符号(GB/T 7516-2008,ISO 9878:1990,MOD)

GB/T 15737 缩微摄影技术  银-明胶型缩微品的冲洗与保存


GB/T 17294.1-2008 缩微摄影技术 字母数字计算机输出缩微品 质量控制 第1部分:测试幻灯片和测试数据的特征(ISO 8514-1:2000,IDT)


GB/T 17294.2-2008 缩微摄影技术 字母数字计算机输出缩微品 质量控制 第2部分:方法(ISO 8514-2:2000,IDT)


GB/T 18444 已加工安全照相胶片贮存(GB/T 18444-2001,idt ISO 5466:1996)


GB/T 19474.1-2004 缩微摄影技术  图形COM记录仪的质量控制  第1部分:测试画面的特征(ISO 11928-1:2000,MOD)


GB/T 19474.2-2004 缩微摄影技术   图形COM记录仪的质量控制  第2部分:质量要求和控制(ISO 11928-2:2000,MOD)


GB/T 20494.1-2006 缩微摄影技术 使用单一内显示系统生成影像的COM记录器的质量控制  第1部分:软件测试标板的特性(ISO 14648-1:2001,IDT)


GB/T 20494.2-2006 缩微摄影技术 使用单一内显示系统生成影像的COM记录器的质量控制  第2部分:使用方法(ISO 14648-2:2001,IDT)


GB/Z 20650缩微摄影技术 缩微品的法律认可性(GB/Z 20650-2006,ISO/TR 10200:1990,MOD)


DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范


3  术语和定义


GB/T 6159.1、GB/T 6159.2、GB/T 6159.3、GB/T 6159.4、GB/T 6159.5、GB/T 6159.7、GB/T 6159.8和DA/T 38-2008界定的以及下列术语和定义适用于本文件。


3.1


    数字档案  digital records


以数字形式存在的档案信息资源,包括传统载体档案数字化产生的档案信息、电子档案等。


3.2


计算机输出缩微品  computer output microform;COM


利用计算机等设备将数字档案输出为缩微品的过程。


3.3


计算机输出光盘  computer output laser disk;COLD


利用计算机等设备将数字档案存储到光盘的过程。


3.4


COM-COLD双套保存  COM-COLD dual recording


利用COM和COLD技术,将数字档案及相关数据并行输出到缩微胶片和光盘上,产生相互关联的两套产品进行保存。


3.5


COM-COLD组合系统  modular COM-COLD recording


在COM生产装置中加入COLD组件形成的系统,用于实现数字档案COM-COLD双套保存。


3.6


标板  target


由文字、数字、图形等内容组成的数字图像,输出到缩微胶片上,用于反映数字档案的内容和某些特性,帮助判断缩微品质量和COM系统工作状况,方便缩微品利用。


4  总则


4.1  建议对数字档案进行COM-COLD双套保存,以实现其长期安全保存和有效利用。


4.2  应保证COM-COLD双套保存的所有信息在缩微品和光盘的生产、保存、利用过程中完整、可用且不可更改。


4.3  COM-COLD双套保存的缩微品和光盘上的信息存在内容差异时,应优先采用缩微品。


5  COM-COLD双套保存基本要求


5.1  COM-COLD双套保存时,输出到缩微胶片和光盘上的数据应源于相同数字档案。


5.2  应建立相同数字档案所在缩微品与光盘的关联关系。


5.3  应使用专门的应用程序对COM-COLD双套保存的数据和过程进行管理和控制。


5.4  应按照一定规则在缩微品上输出时间戳(见6.3.4),以利于保证其凭证性价值。光盘上应按相同的规则使用时间戳。


5.5  建议并行实施COM-COLD双套保存的两个过程,若无法并行实施,应首先进行COM输出,随后进行COLD输出。生产过程宜使用COM-COLD组合系统进行。


5.6  应保证COM-COLD双套保存的同一数字档案在缩微品和光盘上内容一致,显示效果相似。


5.7  应针对COM-COLD双套保存过程制定合理的工作规划。各环节均应有原始工作记录。需报废的缩微品和光盘,其报废过程应参照国家有关规定进行严格的管理和控制。


6  计算机输出缩微品(COM)


6.1  基本原则


6.1.1  湿法处理的银-明胶型缩微品具有不可逆、稳定、寿命长等优点,具备凭证性属性。建议将COM技术应用于数字档案长期安全保存工作。


6.1.2  缩微品类型的选择应根据技术条件和应用需求,遵循能容纳下所有信息的基础上缩微品最小化的原则。常见缩微品类型及应用参见附录A。


6.1.3  利用COM技术制作缩微品各工作环节应遵循GB/Z 20650提出的程序和建议,还应按照6.3.4和6.3.7的规定输出制作缩微品的时间戳和缩微品印章。


6.2  检索标识和索引


6.2.1  检索标识


6.2.1.1  应在卷片前后标识区或平片标头区输出不需要放大即可阅读的标识信息,以利于缩微品辨识。


6.2.1.2  可在缩微品正文区输出无需放大即可直接辨认阅读的闪现靶标,以对不同档案内容进行划分。闪现靶标可以是空白画幅,或可直读的文字、数字等。


6.2.1.3  每份缩微品上应具备至少一种检索编码或标记,包括条码、光点等,以满足计算机检索等多种检索方式的要求。


6.2.2  索引


6.2.2.1  应对每份缩微品建立内部索引,并制作成内部索引标板输出在缩微品上,以便于对档案在缩微品上的影像进行定位。


6.2.2.2  多份缩微品上保存的档案存在内在联系时,可建立多份缩微品之间的主索引,并制作成主索引标板输出在相关的每份缩微品上。主索引不应替代内部索引。缩微品的使用不应依赖主索引。


6.3  标板


6.3.1  标板制作及输出


6.3.1.1  标板应在计算机环境中制作成数字图像,其格式应符合COM设备的技术要求。标板示例参见附录B。


6.3.1.2  为便于标板的阅读,文字宜使用黑体,在能容纳下标板全部内容的情况下,选用最大字号。同时,为方便缩微品的阅读,可将盘号标板等制作为正像。


6.3.1.3  卷式缩微胶片上标板一般输出在前后标识区,缩微平片上标板一般输出在标头区和影像分布区最前部及最后部。用于对某一页或几页数字档案进行说明的图形符号标板等一般输出在被说明影像之前。数字档案输出到35mm卷式缩微胶片上需使用不同的缩率时,应在前标识区按所用的最低缩率输出一次测试标板,在后标识区按所用的每种缩率各输出一次测试标板或在每次缩率变动时输出一次测试标板。


6.3.1.4  应统一规划确定标板的输出顺序。图1给出了卷式缩微胶片前后标识区标板输出示例。图2给出了缩微平片标板输出顺序示例。




  卷片开始 盘号标板 测试标板 关联标板  时间戳  缩微品制 档案原件 缩微品 缩微品制 著录标板 索引标板 其他说明


标板                                       作批准书   证明    印章   作说明                    信息标板




  其他说明 索引标板 著录标板 缩微品制 缩微品   档案原件 缩微品制  时间戳  关联标板 测试标板 盘号标板 卷片结束


  信息标板                    作说明   印章      证明   作批准书                                       标板


图1  卷式缩微品前后标识区标板输出顺序示例


 


 


 


 




标头区


 







索引标板


 



图2  缩微平片标板输出顺序示例


6.3.2  测试标板


测试标板用于帮助判断缩微品质量和COM系统的工作状况。应根据COM设备类型按照相关标准要求制作测试标板。图形COM设备测试标板可按GB/T 19474.1-2004的要求制作,字母数字COM设备测试标板可按GB/T 17294.1-2008的要求制作,使用单一内显示系统生成影像的COM设备测试标板可按GB/T 20494.1-2006的要求制作。


6.3.3  关联标板


关联标板用于体现COM-COLD双套保存的缩微品和光盘间的关联关系。关联标板应列出与本缩微品对应的全部光盘的编号等信息。


6.3.4  时间戳


时间戳用于标识缩微品制作日期等信息,以利于保证缩微品的凭证作用。根据需要,时间戳也可包含具体的制作时间。


时间戳一般输出于卷式缩微胶片前后标识区或缩微平片标头区,根据具体的应用要求,也可输出于每一画幅中。


建议日期格式为YYYY-MM-DD(年-月-日)。时间使用24小时制,格式为hh:mm:ss(时:分:秒)。当需要在每个画幅中输出该画幅的输出时间时,时间宜显示至1/100秒。


6.3.5  缩微品制作批准书


缩微品制作批准书应明确指出授权制作单位、制作缩微品的档案范围等信息,且包含审批单位印章和审批单位领导签名。


6.3.6  档案原件证明


    档案原件证明用于证明输出在缩微胶片上的数字档案真实、完整,排列顺序准确无误等,且包含单位印章和责任人签名。


6.3.7  缩微品印章


缩微品印章用于标识缩微品生产环境,以保证缩微品的凭证作用。缩微品印章内容应包含输出地点、COM设备品牌及型号、胶片类型、缩微品极性、操作系统、应用软件、曝光量、缩率和其他需要标识的内容。


6.3.8  缩微品制作说明


    缩微品制作说明用于证明缩微品制作过程严谨,符合相关标准等,且包含相关责任人签名。


6.3.9  著录标板


著录标板用于反映缩微品输出的数字档案内容。著录标板应包括本缩微品所输出档案的著录信息。


6.3.10  索引标板


    内部索引标板用于对档案在缩微品中的影像进行定位。内容包括序号、档号、起始缩微号等。如本缩微品所在的系列缩微品已建立主索引,应输出主索引标板,内容包括缩微品编号等信息。


6.3.11  图形符号标板


图形符号标板用于标明缩微品制作过程中有关数字档案状态、缩微品制作和使用的信息等。图形符号见GB/T 7516。


6.3.12  其他说明信息


如需输出数字档案的其他说明信息应一并制作成标板。


6.4  缩微胶片


应使用安全片基、高解像力及具有中、高反差性能的银-明胶型黑白缩微胶片。


6.5  输出过程


6.5.1  转换处理


输出文件应满足COM设备对文件格式、色彩模式等方面的技术要求,如需进行转换处理,应保证转换前后数字档案内容一致。


6.5.2  缩率


应根据缩微胶片规格、字符大小及图像质量等因素来确定缩率,选择的缩率应保证缩微品上的影像还原后清晰可读,具体要求见附录C。


6.5.3  尺寸及影像排列  


缩微品画幅、影像区和进片距尺寸应符合要求,影像排列方式应考虑阅读习惯等因素,具体要求见附录D。


6.5.4  分幅合幅


数字图像按所选缩率不能输出到一个画幅内,或使用更高的缩率输出会影响到影像清晰度时,应分幅输出。相邻数字图像按所选缩率能合并输出到一个画幅内时,也可合幅输出。具体要求见附录E。


6.5.5  编排


编排时应根据缩微胶片规格、输出内容、分幅合幅、影像排列方式等因素,按照缩微胶片上各区段的设置排列图像。各区段设置见附录 F。


6.5.6  预检查


输出前应对已编排好的数字图像进行输出效果检查。检查项目应包括数字档案的内容完整性及排列顺序、数字图像方向、分幅合幅情况、标板内容及编排位置等。


6.5.7  输出


6.5.7.1  输出前出现下列情况时,应首先输出测试标板,并对各项指标进行检测,以评价COM系统的工作状况。


a)  对COM设备、胶片冲洗机进行保养和维修后;


b)  冲洗胶片的化学药品发生变化时;


c)  冲洗条件发生变化时;


d)  任何不利于系统操作的情况发生后。


6.5.7.2  缩微胶片存储环境和使用环境的温湿度存在差异时,使用前,应对缩微胶片进行温湿度平衡调整。缩微胶片应先平衡温度后再开封,然后进行相对湿度平衡。温湿度平衡时间视缩微品的体积和温湿度差的大小而定。


6.5.7.3  每盘卷式缩微胶片应按附录F中的规定留出片头和片尾,按顺序输出编排好的数字图像。


6.5.7.4  输出过程中出现任何错误都应将整盘(张)缩微品重新制作,重做时宜使用与原缩微胶片同一型号的缩微胶片,通过原COM设备输出。对于制作时间非常重要的缩微品,在重做后,应将原缩微品和重做缩微品一同保存,且重新制作的缩微品中应包含“重做”说明标板。


6.6  冲洗


冲洗缩微胶片时应充分注意处理设备内的危害物。冲洗用水应经过净化或软化处理。冲洗方法和步骤见GB/T 15737。


6.7  质量检查


为保证缩微品的质量,冲洗完毕后应进行外观、密度、解像力、内容、硫代硫酸盐残留量等项目的检查,具体要求见附录G。


6.8  多份制作


如需制作多份相同的缩微品,应使用同一COM系统和同一型号缩微胶片连续输出,并根据实际时间输出每份缩微品的时间戳。


6.9  片盒标签


缩微品片盒标签上应包含全宗号、案卷号、片盘号等内容,COM-COLD双套保存时,缩微品片盒标签上还应注明“COM-COLD双套保存”字样及与本缩微品相关联的全部光盘编号。


6.10  缩微品保存


缩微品的保存应符合GB/T 18444的要求和建议。用于长期保存的缩微品不得提供利用。


7  计算机输出光盘(COLD)


7.1  光盘选择


应使用档案级光盘,主要技术指标应符合DA/T 38-2008第4章的要求。


7.2  光盘数据组织


7.2.1  说明文件


说明文件用于存储光盘的相关信息,如光盘编号、光盘类型、保管单位、制作单位、制作时间、拷贝份数、保存内容等。说明文件以文本形式存储在光盘根目录下。


7.2.2  数字档案


应统一规划数字档案在光盘中的存储结构,按一定规则将其分类集中存储。


应在光盘根目录下建立一个子目录保存与本张光盘关联的COM缩微品的所有标板。


7.2.3  关联文件


关联文件用于存储COM-COLD双套保存的光盘和缩微品间的关联关系,关联文件以文本形式存储在光盘根目录下。


7.2.4  其他文件


如需保存数字档案相关的其他文件,其存储结构应进行合理组织。


7.3  光盘刻录


在即将刻录光盘时,方可拆除光盘盒或串轴盒的外包装。光盘刻录机的选择,及光盘刻录的工作环境、刻录方式、刻录速率等应符合DA/T 38-2008第6章的规定。


7.4  光盘检测


光盘刻录完毕,应对光盘错误率和不可校正错误进行检测。检测方法和检测指标应符合DA/T 38-2008第8章的规定。


7.5  光盘标签


光盘的标签面上应含有光盘刻录日期、批次或喷墨打印的条形码及光盘编号等内容,COM-COLD双套保存时,光盘标签上还应注明“COM-COLD双套保存”字样及与本张光盘相关联的全部缩微品编号。存在内在联系的数字档案保存到多张光盘上时,应标明光盘总数和每张光盘的顺序号。


光盘标签的制作方式、所用油墨等应符合DA/T 38-2008第5章的规定。


7.6  光盘备份


为保证数据安全,应制定规范合理的光盘备份策略,进行多套备份,并注意异地保存。


7.7  光盘保存


光盘保存的环境、存放方式等按DA/T 38-2008第9章的规定。


8  COM-COLD双套保存的凭证性利用


8.1  建议使用第一代COM缩微品进行凭证性目的利用。


8.2  缩微品上的时间戳和缩微品印章是其进行凭证性利用的重要依据。


8.3  如对COM-COLD双套保存成果的真实性存在争议或怀疑,应首先对缩微品进行考证。应查考缩微品制作的工作记录,比较受检缩微品和相同条件下产生的其他缩微品的时间戳、缩微品印章,以及胶片的外观、极性、光泽度、厚度、银盐涂层等物理特性。在确认其真实可信后加以采用。




附  录  A

(资料性附录)


缩微品类型及其应用


目前COM系统产生的缩微品主要有:16mm卷式缩微品、35mm卷式缩微品、A6幅面平片等,根据需要也可制作成A6幅面封套片、开窗卡。不同类型的缩微品适用范围也有所不同。制定COM-COLD双套保存规划时,对缩微品类型的选择主要从技术条件和实际应用需求两方面考虑,既要考虑所使用的COM设备能够产生的缩微品类型,也要考虑所处理的对象的具体情况。


A.1  16mm卷式缩微品


16mm卷式缩微品系用16mm宽的卷式缩微胶片制作而成。按照本标准的规定操作,一盘长度为30.5m的16mm卷式缩微胶片,一般可输出2600个缩微影像。此类缩微品主要用于输出内容长、连续性强、页面尺寸为A3以下的文档。


A.2  35mm卷式缩微品


35mm卷式缩微品系用35mm卷式缩微胶片制作而成。按照本标准的规定操作,一盘长度为30.5m长的35mm卷式缩微胶片,一般可输出560个缩微影像。此类缩微品多用于输出技术图样、地图、报纸等大幅面文档。


A.3  A6幅面平片


A6幅面平片的外形尺寸为105mm×148mm,一般可输出1、49、98、270、420个缩微影像。A6幅面平片具有组织方式灵活、分发方便的特点,多用于输出书刊、杂志、学术论文等篇幅不长、内容连续性不强的文档。


A.4  A6幅面封套片


A6幅面封套片系由16mm或35mm卷式缩微品裁成条片,再插入A6幅面的透明封套制作而成,便于存档资料的更新,或与A6幅面平片混合存档并提供利用。


A.5  开窗卡


开窗卡是一张82.5mm×187mm的纸卡,上面开有一个窗口,并在窗口处嵌有一幅缩微影像。开窗卡可以是直接输出制作,也可以是由35mm卷式缩微品裁切装帧而成,多用于输出技术图样和地图等大幅面文档。开窗卡具有提供利用方便的特点。


2018年2月2日 09:23
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